Tradycyjna (zwykła) rejestracja spółki z o.o.
Zakładanie spółki rozpoczyna podpisanie umowy
Proces rejestracji spółki rozpoczyna się od stworzenia umowy spółki z.o.o. przez jej potencjalnych założycieli. Umowa musi przyjąć formę aktu notarialnego. Wraz z powstaniem takiego dokumentu dochodzi do powstania spółki z.o.o. w organizacji oraz „przemianowania” założycieli spółki na jej wspólników. W okresie istnienia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji dopuszcza się możliwość zmiany umowy spółki. Zgodnie z linią orzeczniczą Sądu Najwyższego następuje to poprzez umowę wspólników, a nie ich uchwałę.
Wniosek o wpis do KRS jest obowiązkowy
W okresie istnienia spółki z.o.o. w organizacji dokonuje się szeregu czynności, które mają na celu uzyskanie wpisu w rejestrze przedsiębiorców (KRS). Wraz z uzyskaniem takiego wpisu spółka z ograniczona odpowiedzialnością w organizacji przekształca się w „pełnoprawną” spółkę z.o.o, która nabywa osobność prawna i tym samym staje się podmiotem praw i obowiązków.
Proces rejestracji rozpoczyna się od zgłoszenia przez zarząd zawiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do sądu rejestrowego, właściwego ze względu na siedzibę spółki. Wniosek o wpisanie spółki do KRS musi zostać podpisany przez wszystkich członków zarządu.
Zgłoszenia do KRS należy dokonać w okresie 6 miesięcy od daty zawarcia umowy spółki z o.o.. Po upływie tego terminu dochodzi ex lege do rozwiązania spółki z.o.o. w organizacji.
Z czego składa się wniosek o wpis spółki z o.o. do KRS?
Według art. 166 KSH wniosek o rejestrację spółki z o.o. w KRS powinno zawierać co najmniej: firmę, siedzibę oraz adres spółki; przedmiot jej działalności; określenie wysokości kapitału zakładowego; określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział; nazwiska, imiona i adresy członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki; nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej; jeżeli istnieje taka potrzeba, to zaznaczenie istnienia wkładów niepieniężnych w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością; czas trwania spółki, jeśli jest oznaczony; oznaczenie pisma do ogłoszeń spółki, jeśli umowa spółki to przewiduje. Dodatkowe wymagania pojawiają się w przypadku spółek jednoosobowych.
Do wniosku o rejestrację spółki z o.o. należy także dołączyć: umowę spółki; oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego spółki zostały przez wspólników w całości wniesione; jeżeli o powołaniu członków organów nie stanowi akt notarialny; to odpowiedni dowód ich ustanowienia. Ponadto wraz ze zgłoszeniem należy złożyć listę wspólników z podaniem ich imion i nazwisk lub firm, a także wartości nominalnej ich udziałów. Lista musi być podpisana przez wszystkich członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Kolejnym wymaganym załącznikiem są wzory podpisów wszystkich członków zarządu.
Jak sąd rejestrowy rozpatruje wniosek o zarejestrowanie spółki z o.o. w KRS?
Następnie sąd rejestrowy bada wniosek o zarejestrowanie spółki z o.o. pod względem formalnym. Co ważne, w razie istnienia jakichkolwiek braków, sąd zwraca wniosek bez wzywania do jego uzupełnienia. Jeśli wynik będzie pozytywny dochodzi do kontroli legalności wniosku, tj. jego zgodności z przepisami prawa. W przypadku uzasadnionych wątpliwości sąd ma prawo sprawdzić zgodność zgłoszenia ze stanem faktycznym.
Sąd nie może odmówić rejestracji spółki z o.o., nawet w przypadku istnienia drobnych uchybień, jeśli zostaną spełnione łącznie, poniższe warunki: braki te nie naruszają ani interesu spółki ani tego publicznego oraz nie można ich usunąć bez ponoszenia niewspółmiernych kosztów. Jeżeli natomiast sąd wykryje braki większej wagi, to ma obowiązek, jeśli są one usuwalne, wezwać do ich uzupełnienia w określonym terminie. W razie braku ich usunięcia w takiej sytuacji, sąd odmawia rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W przypadku braków nieusuwalnych sąd odmawia rejestracji natychmiast, bez wzywania do uzupełnienia.
Aprobata sądu powoduje zarejestrowanie spółki z o.o. w KRS, natomiast jej brak powoduje ex lege rozwiązanie umowy spółki i tym samym spółki w organizacji. Wpis spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do KRS ma charakter obligatoryjny. Jest on dokonywany przez sąd rejestrowy w rejestrze przedsiębiorców, który stanowi część KRS.
Rejestracja spółki z o.o. przez internet
Nowelizacja kodeksu spółek handlowych wprowadziła, obok tradycyjnego sposobu rejestracji spółek, dodatkową możliwość rejestracji spółki z.o.o. przez internet. Teoretycznie od momentu złożenia wniosku w postaci elektronicznej do czasu wpisu przez sąd rejonowy nie powinno upłynąć więcej niż 24 godziny.
Specyfika tego sposobu polega na wyeliminowaniu konieczności sporządzania umowy spółki w postaci aktu notarialnego i zastąpieniu go wzorcem umowy – formularzem udostępnionym w systemie teleinformatycznym. Wprowadzony zostaje również zakaz zmiany umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przed jej rejestracją.
W przypadku wyboru tego sposobu ograniczona zostaje również możliwość wyboru rodzaju wkładu wspólników na pokrycie kapitału zakładowego spółki z o.o.. Akceptowane są jedynie wkłady pieniężne. Metoda ta wyłącza również zasadę jednoczesności wnoszenia wkładów i tworzy obowiązek ich pokrycia w okresie 7 dni od dnia wpisu spółki do rejestru.